Z końcem 2025 roku upływa okres przejściowy związany z wdrażaniem systemu e-Doręczeń w administracji publicznej. Od 1 stycznia 2026 roku e-Doręczenia stają się podstawowym i obowiązkowym kanałem doręczania korespondencji urzędowej przez podmioty publiczne.
Jak przypominają eksperci Związek Cyfrowa Polska, zmiana ta dotyczy przede wszystkim instytucji publicznych, ale będzie miała również praktyczne znaczenie dla obywateli korzystających z usług administracji.
Czym są e-Doręczenia?
e-Doręczenia to cyfrowy odpowiednik listu poleconego za potwierdzeniem odbioru. Zapewniają bezpieczeństwo, wiarygodność i pełną moc prawną doręczanej korespondencji. System umożliwia wysyłanie i odbieranie pism urzędowych online – bez wizyt w urzędzie czy na poczcie, bez papieru i bez kolejek.
Co to oznacza dla obywateli?
Korzystanie z tego rozwiązania pozostaje dobrowolne dla osób prywatnych. Jednak – jak przekonują eksperci Cyfrowej Polski – posiadanie takiej skrzynki może pomóc w przyśpieszeniu kontaktu z urzędnikami i załatwieniu spraw urzędowych.
Jednocześnie warto pamiętać, że po 1 stycznia 2026 r., podczas załatwiania spraw urzędowych online, system może poprosić obywatela o założenie adresu do doręczeń elektronicznych (ADE). Dzięki niemu możliwe będzie otrzymywanie pism urzędowych elektronicznie – ze skutkiem prawnym równoważnym tradycyjnemu listowi poleconemu.
Prawo za to nakazuje posiadanie skrzynki do e-Doręczeń przedstawicielom wszystkich zawodów zaufania publicznego (obowiązek ten istnieje od 1 stycznia 2025 r.), a także przedsiębiorcom (obowiązek dla firm zarejestrowanych w KRS istnieje już od 1 kwietnia 2025 r., natomiast firmy zarejestrowane w CEIDG będą miały taki obowiązek od 1 października 2026 r.)
– System e-Doręczeń ma na celu uproszczenie i przyspieszenie komunikacji z urzędami – podkreśla Michał Kanownik, prezes Związku Cyfrowa Polska. – Elektroniczne doręczenia eliminują konieczność odbioru listów na poczcie, skracają czas obiegu dokumentów i ułatwiają zarządzanie korespondencją. Trzeba jednak pamiętać, że doręczenie elektroniczne wywołuje konkretne skutki prawne, dlatego wymaga regularnego sprawdzania skrzynki – dodaje.
Co zmienia się w systemach administracji?
Zgodnie z obowiązującymi przepisami, od 1 stycznia 2026 r. e-Doręczenia zastąpią m.in. korespondencję realizowaną przez ePUAP, która nie będzie już traktowana jako równorzędny kanał doręczeń.
Jak się przygotować?
Założenie adresu do e-Doręczeń jest szybkie, bezpłatne i możliwe w pełni online – m.in. z wykorzystaniem mObywatela, Profilu Zaufanego czy bankowości elektronicznej. Cały proces można przejść w kilka minut.
– Warto również pamiętać, że operatorów skrzynek e-Doręczeń jest więcej niż tylko domyślnie wskazywana Poczta Polska. W tym zakresie można także skorzystać z usług niepublicznych dostawców, tzw. dostawców kwalifikowanych. To ważny element tego systemu, który buduje konkurencję i zapobiega monopolowi– zaznacza Michał Kanownik.
Docelowo system e-Doręczeń ma usprawnić komunikację administracji z obywatelami i przedsiębiorcami, zapewniając bezpieczeństwo, szybkość oraz jednoznaczność doręczeń, a także większą przewidywalność w załatwianiu spraw urzędowych.